东北石油大学会议室使用管理办法

为进一步规范会议室的使用管理,提高使用效率，更好地为会议和接待提供服务，特制定本办法：

一、会议室概况

二、使用范围

1、机关四楼会议室为学校领导专用会议室，主要用于校领导班子会、党委常委会、校长办公会、视频会议，同时兼用于接待上级领导及客人。

2、机关五楼会议室作为召开由校领导主持的各部门会议、交流座谈使用。

3、机关一楼会议室主要用于校级中型会议、学术交流、中型报告会及部分校级学生活动等。

4、图书馆五楼会议室主要用于接待上级领导检查指导及外事活动。

5、1H-111主要用于召开学校重大会议。

三、申请程序

各二级单位、职能部门使用会议室须向党政办公室预约申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），登记并经批准后方可安排使用。具体申请程序如下：

1、使用单位提前到党政办公室网站下载《会议室使用申请单》（附件1），填好、盖章并由部门主管领导签字后交至党政办综合科备案。

2、经党政办主管领导审批同意后方可使用。

3、双休日或节假日使用会议室须在工作日预约申请（寒暑假除外）。

4、因预约不及时、未办理登记手续、会议改期或取消而未及时协调造成的后果，由会议室申请使用部门负责。

四、使用注意事项

1、会议室使用必须提前预约，不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。

2、优先使用原则：内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入学期工作计划的会议优先使用；若各单位预定的会议室与学校临时性重要会议发生冲突，则全校性会议优先使用。

3、会议室使用期间的防火、防盗、防灾等安全责任由使用单位负责，会议室内禁止吸烟，会议室使用单位有责任保持会场的清洁，所有用具设备未经准许不可随意改变布局。会议室音响设备操作间未经允许不得入内。会议室内的桌椅及多媒体等音像设备在使用期间造成人为损坏的，均应按价赔偿。

4、会议室使用完毕后须及时通知党政办综合科，以便及时清理卫生、关闭一切设备，以免发生意外造成损失。

5、综合科负责保管会议室钥匙，使用单位不得借用。

五、本办法由党政办公室负责解释，未尽事宜，有综合科进行补充或修正。

附件1：东北石油大学会议室使用申请单

附件2：东北石油大学音乐厅、馨艺厅使用申请单

东北石油大学党政办公室

2019年7月2日