全校各单位：
为进一步加强学校公文管理，规范会议记录和会议纪要工作，提高会议记录和会议纪要质量，现将会议记录、会议纪要行文规范相关事项通知如下：
一、适用范围
1.学校党委全委会会议、党委常委会会议、校长办公会议；
2.校领导主持召开的各类专题会议，学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构重要会议；
3.院部党政联席会议，部门议事决策会议；
4.其他需要过程性记录的会议。
二、会议记录
会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容据实记录下来形成的事务性文书。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许随意增删发言内容。
（一）内容
会议记录内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四部分。
1.标题。要注明会议全称。
2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、议题汇报人、记录人等。出席人是指按照规定必须参加会议的人员，有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员，但与会议有关，需要参加会议的人员，有发言权，无表决权。所有人员均要写出全名。
3.会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。与会人员发言如有书面讲稿或会议材料，可作为会议记录的附件。
4.结尾。会议结束，要另行空两格写“本次会议结束”或“散会”等字样。
（二）要求
会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。
1.要实事求是，客观完整。尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和过程。休会和复会等会议进行情况要记清，以便准确反映会议进行情况。
2.要书写整洁，一目了然。会议记录的书写格式应符合规范，书写尽可能工整，字迹清晰，不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。不同会议、不同议题、不同与会者的发言、不同发言内容，分页、段落、起行要清晰明了。记录与会者的发言，要另行写发言者姓名、冒号，然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容，不要不分段落，一段到底。
3.要妥善保管，及时归档。会议记录本应指定专人保管，一般不跨年使用，同一类别会议的记录本规格、式样应相对统一和固定。会议内容涉及与会人员时，做好回避管理，记录有体现。会议记录人不得随意外传会议内容；其他人员未经相关负责人允许不得阅看会议记录。如有其他会议资料，应一并归档备查，并每年向综合档案室移交。
三、会议纪要
会议纪要是根据会议记录、会议文件或者其他有关材料加工整理而成的，反映会议基本情况和会议精神的纪实性公文。纪要要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练。
（一）内容
会议纪要内容由标题、文号格式、会议基本情况、正文、制文时间等五部分组成。
1.标题。由“会议名称+纪要”构成，可采用两种格式，一是会议名称+纪要，如《校园安全工作会议纪要》；二是把会议的主要内容在标题里揭示出来，如关于***的纪要。
2.文号格式。文号写在标题的正下方，由年份和序号组成，如“*年第*次”。
3.会议基本情况。包括时间、地点、主持人、出席人、缺席人、列席人、议题汇报人、议题列席人、记录人等。
4.正文。纪要的主题部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则及基本结论和今后任务等进行具体的综合阐述。会议成果及议定事项，应逐项列出。
5.制文时间。写在正文的右下方，主办单位的后面，要用阿拉伯数字写明年月日。
（二）要求
1.要真实准确，客观完整。纪要是以整个会议的名义表述的，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，都需要分别论述并写明分歧所在。属于介绍性的文字，可以灵活掌握叙述。属于引用型文字，必须忠于发言原意，不能篡改或强加于人。
2.要突出要点，详略得当。纪要内容必须做到全而精，详略得当，突出要点，围绕会议记录来整理、提炼和概括，避免冗长拖沓，避免不必要的文辞修饰等，切忌流水账，以便在传达会议精神、查阅会议资料时更精准、更高效。
3.要行文规范，用词准确。会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括，一般采用第三人称写法，要求用词准确、逻辑清晰、条理清楚、语句通顺、简明扼要、突出重点，语意不能使人产生歧义。正文表述常以“会议”作为主体，使用“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”“会议号召”“会议决定”等惯用语。
4.要完善流程，及时归档。会议纪要要指定专人起草，并按照规定流程逐级审核签字确认。纪要的印发、抄送必须在规定时间内及时完成。要在起草单位存档，并每年向综合档案室移交。
四、相关要求
1.各单位要根据通知要求，进一步加强组织领导，安排专人规范会议记录、会议纪要工作。
2.各单位要督促会议记录人员认真做好记录工作，并对会议记录、会议纪要情况进行定期自查，于每年年底形成自查报告。
3.学校党委将组织不定期的抽查，重点对各院部党政联席会议“三重一大”事项的会议记录及相关的原始材料进行检查。
东北石油大学
2024年4月17日
